V starih časih so imela podjetja veliko dela že s tem, da so uspela učinkovito upravljati vso svojo dokumentacijo. Ta je bila namreč izključno na papirju, kar pomeni, da je bilo treba vse dokumente pregledati in sortirati ročno, enako je veljalo za iskanje pomembnih informacij ali starih dokumentov. Razvile so se različne metode, ki so se izkazale za presenetljivo učinkovite pri delu z gorami papirja. A danes imamo seveda na voljo še boljše načine upravljanja poslovne inteligence – to je računalniški dokumentni sistem, ki zmore vse, kar so pred leti opravljale tajnice, in še veliko več.
Sodoben dokumentni sistem je zelo obsežen in ponuja funkcionalnosti, ki pridejo na pomoč na vseh mogočih področjih poslovanja. V osnovi gre seveda za sistem, ki omogoča učinkovito delo z dokumenti, to so dandanes izključno digitalne vsebine. Pogosto se splača dokumente s papirja digitalizirati, da jih lahko obdelujemo z računalniškim sistemom (če papirnate dokumente sploh še kdaj srečamo). Funkcionalnosti upravljanja dokumentov so vsekakor zelo dovršene. V prvi vrsti nudi tak sistem že možnost varnega arhiviranja pomembnih poslovnih dokumentov, za nameček pa lahko poslovno inteligenco enostavno uporabljamo, saj sistem olajša iskanje, razvrščanje, obdelovanje in druge vrste uporabe pomembnih podatkov.
Poleg tega lahko dokumentni sistem poskrbi tudi za bolj učinkovito upravljanje podjetja. Na voljo je recimo kadrovska mapa, s katero imamo dober pregled nad zaposlenimi, na ta način pa si olajšamo tudi vodenje projektov. Kadrovska mapa zbira vse pomembne podatke o zaposlenih, s tem pa na različne načine koristi pri upravljanju delovnih procesov. Služi tako mikroupravljanju, ki je nujno za uspešno izvedbo posameznih delovnih opravil, kot tudi za širši nadzor in upravljanje podjetja. Kadrovska mapa je pogosto že vključena kot pomembna funkcionalnost dokumentnega sistema, na voljo pa je tudi programska oprema, ki to funkcijo ponuja ločeno, enako velja za mnoge druge funkcionalnosti.