Pri sodobnem poslovanju imamo neštete naloge, ki jih ne moremo opraviti brez pomoči naprednih računalniških sistemov. Že enostavnejša orodja so v veliko pomoč, napredni sistemi pa se izkažejo za izjemno zmogljive, sploh v večjih podjetjih. To se splača izkoristiti, saj lahko pričakujemo odlične učinke. Ne moremo pa vedno računati na to, da bo računalnik poskrbel za prav vse – pomisliti moramo na zbiranje in hranjenje podatkov, le tako se lahko te informacije naposled tudi izkoristijo.
Na pomoč lahko priskoči dokumentni sistem, ki se uporablja za hranjenje in uporabo pomembnih poslovnih dokumentov. V tem primeru imamo sicer dokaj enostavno nalogo – mnoge poslovne dokumente moramo trajno hraniti na varnem mestu, za kar poskrbi elektronski arhiv. Naprednejši sistem pri tem omogoča še sortiranje in obdelavo dokumentov, različne možnosti iskanja in filtriranja, tudi pripravo poročil in uporabo informacij na druge načine. Tako lahko dokumentni sistem dejansko pomaga pri sklepanju poslovnih odločitev, ne služi le varnemu arhiviranju gradiva, ki ga ne potrebujemo, a ga moramo hraniti.
V praksi lahko dokumentni sistem uporabimo na različne načine, saj imajo zbrani podatki veliko vrednost, če jih lahko obdelujemo in uporabljamo. Zelo očitno je to že pri rednih poslovnih opravilih, kot je recimo vodenje kakovosti. Pri tem moramo imeti dober pregled nad svojimi obveznostmi, v mislih pa moramo imeti tudi mnoge dodatne informacije, ki ne izhajajo iz samega podjetja. Za vodenje kakovosti je recimo treba upoštevati roke in zahteve za certificiranje, prav tako moramo opravljati preglede ali celo dovoliti zunanje preglede. Vse to le dopolnjuje interne procese, ki zagotavljajo kakovostno proizvodnjo izdelkov ali opravljanje storitev. Vsekakor za uspešno vodenje kakovosti potrebujemo pomoč računalniških sistemov, ki namesto nas sledijo vsem tem dejavnikom. Točno bomo vedeli, kateri ukrepi so potrebni, vedno pa bo zagotovljena tudi ustreznost delovnih procesov in učinkovitost internega zagotavljanja kakovosti proizvodnje.